Ако работите с електронни таблици, разберете как да форматирате числа в Excel Това не е прищявка: това е стълб за добри изчисления и ясно представяне на даннитеExcel може да показва суми като валута, проценти, дати или дроби, а изборът на категория променя начина, по който четете и интерпретирате отчетите си.
В допълнение към вградените формати, Excel ви позволява да създавате персонализирани формати за много специфични случаи, от от телефонни номера и пощенски кодове до цветови правила и усъвършенствани маскиВ следващите редове ще видите всички стандартни категории, какво всъщност правят и как да ги комбинирате с персонализирани кодове за форматиране, за да решите практически всяка нужда.
Какво представляват числовите формати в Excel и защо са важни?
Числовите формати контролират как дадена стойност се показва в клетка, без да променят съхранените данни. Това означава, че 1.5 и 1,50 са едно и също число за целите на изчислението., но те се показват по различен начин, за да се подобри разбирането на съдържанието на листа.
Изборът на правилния формат ви помага да избегнете често срещани грешки. Например, десетична дроб като 0,65 може да се покаже като 65% с процентен формат, а голямо цяло число може да бъде съкратено с помощта на научна нотация, за да се побере в колоната, без да се губи контекст.
Съществуват и фини разлики между подобни категории, като например „Валута“ и „Счетоводство“, които лесно се пренебрегват, но влияят на подравняване на валутните символи, отрицателните знаци и десетичните знациПознаването как да ги различавате спестява време и прави отчетите готови за споделяне.
Накрая, имайте предвид, че Excel адаптира определени формати към регионалните настройки на системата (език, дата и час). По този начин, Това, което виждате, може да варира в зависимост от вашия регион; например, десетичният разделител (запетая или точка) или как се показват датите и часовете.
Вградените категории за форматиране в Excel
Excel включва няколко предварително дефинирани категории, които обхващат почти всеки сценарий. По-долу ще намерите предназначението на всяка една от тях и особеностите, които трябва да знаете, за да ги използвате правилно.
Общи
Това е форматът по подразбиране. Той показва числата точно както ги въвеждате, въпреки че може да закръгли десетичните знаци, ако колоната е тясна, а за много дълги числа (12 или повече цифри) автоматично използва научна нотацияАко установите, че стойността не е подходяща, увеличете ширината на колоната, за да избегнете закръгляване или нежелани промени в показването.
номер
Проектиран за общи количества. Позволява ви да дефинирате броя на десетичните знаци, да активирате или деактивирате разделителя за хиляди и да изберете как да се показват отрицателните числа. С този формат имате фино управление на десетичните знаци и разделителите, поради което е най-използваният в числени анализи, които не изискват паричен символ.
Монеда
Идеално за икономични стойности, тъй като поставя символ на валута до числото (€, $ и др.). Можете да настройвате десетичните знаци и разделителите, както и да избирате стила за отрицателни числа. Това е полезно, когато символът е част от показаните данни, например в ценови листи или бюджети.
Счетоводство
Подобно на Currency, но предназначено за счетоводно представяне: подравнява валутните символи и десетичните точки в колоните, а нулите и тиретата са визуално подредени. Ако имате нужда безупречно съгласуване за финансово отчитанеСчетоводството е правилният избор пред валутата.
дата
Показва серийните номера като дати. Форматите със звездичка отговарят на промени в регионалните настройки (напр. от контролния панел на Windows), докато форматите без звездичка отговарят на промени в регионалните настройки. Те са независими от систематаМожете да изберете варианти като кратък, дълъг или да персонализирате с 2- или 4-цифрена година.
планина
Преобразува серийните числа във времена. Както при датите, форматът на звездичките се променя в зависимост от регионалните настройки. Можете да показвате час, минути и секунди в различни комбинации, с 12 или 24-часов цикъл.
процент
Умножете стойността по 100 и добавете символа %. Например, 0,65 се показва като 65%. Това ви позволява да зададете броя на десетичните знаци, което е ключово при имате нужда от прецизност или контролирано закръгляване в отчетите с показатели.
Фракция
Преобразува десетична дроб в еквивалентната ѝ дроб въз основа на избрания тип дроб (напр. половини, четвъртини, осмини). Това е полезно за контексти като рецепти или измервания, където Дробта се интерпретира по-бързо от десетичната дроб.
научен
Показва експоненциална нотация, като замества част от числото с експонента E+n. Ако дефинирате 2 знака след десетичната запетая и въведете 12345678901, ще видите нещо като 1,23E+10. Това е идеално за много големи или много малки величини и избягвайте препълване на колони с безкрайни цифри.
Текст
Третира съдържанието като буквален текст, дори ако съдържа цифри. Използвайте това, когато не искате Excel да интерпретира или изчислява стойността, например с кодове с водещи нули като „0123“, който трябва да остане непокътнат.
Специален
Включва предварително проектирани маски за често срещани приложения, като пощенски кодове, телефонни номера или номера на социално осигуряване. Ако имате нужда от специфичен формат, който не е посочен тук, използвайте персонализирано, за да го изградите със собствената си маска.
персонализирана
Позволява ви да започнете от съществуващ код за форматиране и да го промените или да напишете такъв от нулата. В зависимост от езика/версията, можете да съхранявате между 200 и 250 персонализирани формата. Това е категорията, в която отивате, когато Няма интегриран формат, който да решава вашия конкретен случай.
Съвет: Регионално чувствителни дати и часове
Форматите на Дата и час Звездичките са адаптирани към системния регион, така че се променят в зависимост от това дали компютърът ви е конфигуриран например в Испания или Мексико. Това е ключово при споделяне на файлове с колеги: това, което виждат те, може да се различава от това, което виждате вие ако не използвате фиксиран формат (без звездичка).
Ако се интересувате от пълна последователност, изберете формати без звездичка или дефинирайте стабилен персонализиран формат. По този начин датата няма да се размести. „07/10“ на „10/07“ поради регионална промяна, като се избягват недоразумения при чувствителни доставки.
Не забравяйте, че датите и часовете са поредни числа; следователно можете да ги манипулирате. Изваждането на 75 дни от дата е толкова просто, колкото =клетка_за_дата – 75и след това приложете персонализиран формат, за да го покажете както желаете.
За да избегнете нежелани автоматични интерпретации (например, когато пишете 10e5 или 1-2), първо приложете текстов формат към клетките. По този начин Excel няма да конвертира входните данни в дата или научна нотация без вашето разрешение.
Персонализирани формати: Пълно ръководство за код и примери
Когато стандартните формати не са достатъчни, на помощ идва персонализираното форматиране. Можете да го получите, като щракнете с десния бутон върху клетката > Форматиране на клетки или като Ctrl + 1 за да отворите диалоговия прозорец и да изберете категорията „Персонализиране“.
Персонализираният формат може да включва до четири секции, разделени с точка и запетая (;) в следния ред: положителен; отрицателен; нула; текстовеАко напишете по-малко раздели, Excel приема стойности по подразбиране за липсващите.
Заместващи символи и основни символи
- #: заема позиция на цифра, ако съществува такава (не показва водещи нули). Ако стойността е 0, позицията е празна.
- 0: налага въвеждането на цифра; ако не съществува, се показва 0 (полезно за водещи нули и задаване на десетични знаци).
- ?: запазва място за цифра или интервал; идеално за подравняване на десетичните дроби в колоните.
- . y ,: разделители за десетични знаци и хиляди (адаптирани към вашите регионални настройки).
- %умножете по 100 и добавете знака за процент.
- Е+, е+, Е-, е-: научна нотация (експоненциална).
- + – / () : $: буквални символи, показани такива, каквито са.
- "текст": показва буквалния елемент в кавички, например
0" kg"да прикрепя фиксиран суфикс. - @: маркер за текст (използва се в текстовата секция за запазване и обогатяване на низове).
- *герой: повтаря символа, за да запълни ширината (например,
*-да се постави точка до ръба). - _символ: вмъква интервал с ширината на дадения символ (много полезно за фини настройки в докладите).
Цветове и палитра
- : цветове по име (черно, синьо, циан, зелено, пурпурно, червено, бяло, жълто).
- : използва индекса на палитрата (от 0 до 56), например
да се приложи специфичен тон остарели формати.
Дати и часове в персонализирани формати
- г, ддден с 1 или 2 цифри; DDD y DDDD покажете съкращението или пълното име на деня.
- m, mm: числов месец; ммм y Мммм покажете съкращението или пълното име на месеца.
- аа, аааа: година с 2 или 4 цифри.
- ч, чччасове; mm минути; ss секунди. Можете да ги комбинирате като ч:мм:сс в 24-часов формат.
Практически примери за персонализирани формати
- #.##0,00: показва разделител за хиляди и 2 знака след десетичната запетая. Стойността 1234 ще бъде показана като 1.234,00 (в зависимост от региона).
- #.##0 «€»;-#.##0 «€»: положителни с евро; отрицателните се показват в червено със знак. Идеално за ценови листи.
- # ?? o # ???: запазва места за подравняване на колони (напр. 12 3 срещу 1 23 4). Полезно за подравнени квадрати.
- #.###0,00%: проценти с хиляди и 2 знака след десетичната запетая, идеални за отчети процент на реализация или подобни показатели.
- Година.Месец.Ден с променлива d:
aaaa.mm.dПоказва годината с 4 цифри, месеца с 2 цифри и деня с 1 или 2 цифри, според случая, като се избягва водещата 0, ако денят е по-малък от 10; т.е. „4“ вместо „04“. - Специални маски: Условно правило за телефон може да се постигне с
###\-####;(###) ###\-####да покажа (555) 555-1234 или, ако е по-кратък, модел без префикс. Обърнете внимание на използването на\-да наложи буквалния сценарий.
Не забравяйте, че можете да създавате формати по секции. Например: #,##0.00;-#,##0.00;\-;@ показва положителни числа с две десетични числа, отрицателни в червено, нула като средно тире и текстът такъв, какъвто е.
Как да кандидатствате и променяте формати, без да се преструвате
За да приложите бързо форматиране, изберете клетките и използвайте галерията в групата Число (раздел Начало). Ако имате нужда от разширени опции, отворете полето Форматиране на клетки с Ctrl + 1, превъртете през Число, Валута, Счетоводство и др. и потвърдете с OK.
За персонализирани формати отидете в категорията „Персонализирани“ и въведете кода си в полето „Тип“. Можете да започнете от предварително проектиран формат и да го адаптирате, което е по-лесно от създаването на такъв сами. Абсолютна нула ако тепърва започвате.
Ако виждаш ##### След прилагане на форматиране, клетката не е достатъчно широка. Разширете колоната, като плъзнете границата или щракнете двукратно върху разделителя между заглавията, за да автоматично регулиранеТова не променя числото, а само неговото представяне.
Когато Excel интерпретира нещо, което не искате (например 10e5 като научна нотация или 1-2 като дата), първо приложете текстов формат и след това въведете. Това гарантира, че няма автоматично преобразуване което променя това, което сте възнамерявали да заснемете.
Ако трябва да видите кода за вграден формат като основа, отидете на „Персонализиране“ и поставете отметка в квадратчето „Тип“. Това е най-бързият начин да разберете как е изграден и коя част трябва да ретуширате.
Реални случаи и типични изпитни упражнения
В тестовете на Excel (конкурсни изпити или други изпити) често се изисква да приложите специфична маска. Класически подход е да се извадят дни от дата и да се покаже с персонализиран шаблон. Например, ако в D2 имате днешната дата, в D3 можете да поставите =D2-75 и след това приложете формата aaaa.mm.d да видя година.месец.ден с исканите дължини.
Друг често срещан пример е форматирането на една колона като процент, а друга като парична маска. Ако ви бъде зададен въпрос от рода на #.###0,00% За INVENTORY1, просто въведете тази маска в Custom; за INVENTORY2, коригирайте посочения низ (символи, интервали, литерали в кавички) и проверете дали предварителен преглед съответства на заявеното.
Съществуват и упражнения за подсилване на негативите с цвят, например, поставяне на загубите в червено, а печалбите в черно. С маска като #,##0.00;-#,##0.00 Ще го разрешите по ясен и професионален начин.
Когато операторът изисква запазване на водещи нули (кодове или идентификатори), прилагайте 0 като заместващ знак. Например, 00000 ще осигури винаги пет цифри, трансформирайки 123 в 00123 без да се променя базовата стойност.
За счетоводни списъци, не забравяйте, че „Счетоводство“ автоматично подравнява символите и десетичните знаци. Ако е необходимо да поставите точка и по ръба, добавете *. или съответния символ във формата, което създава елегантна и равномерна линия за запълване.
Разширени съвети за надеждни формати
Комбинирайте цветове с прости условия. Въпреки че персонализираните формати не са условни правила, можете да показвате отрицателните в червено, а положителните в синьо с #,##0;-#,##0и оставете нулата като тире или текст, както сметнете за добре.
Ако искате подравнени визуални блокове, използвайте заместващия символ ? което резервира място, без да се налага 0. След обработката на колони с # ??? или варианти помагат на числата да останат перфектно подравнени в печатни доклади.
За да добавите фиксирани суфикси или префикси (напр. „кг“ или „% месечно“), използвайте литерали в кавички. Формат като 0,00″ кг» добавя текста, без да се засяга стойността, така че формулите продължават да работят без допълнителни корекции.
Не забравяйте, че във форматите за дата, d показва дни без водеща нула, докато dd добавя го. Ако операторът изисква денят да има една или две цифри, използвайте d вместо dd така че 4 да не стане 04.
Накрая, ако работите с мултикултурни екипи, документирайте в помощен лист коя маска използвате и защо, и посочете дали това зависи от регионална конфигурацияЩе избегнете изненади, когато някой отвори файла на друго място.
След като усвоите вградените категории (Общи, Число, Валута, Счетоводни, Дата, Час, Процент, Дроб, Научни, Текстови, Специални и Персонализирани) и разберете заместващите символи (#, 0, ?, литерали, цветове и секции), можете да се справите с бюджети, показатели и отчети с... безупречни презентации, минимизират грешките при четене и отговарят плавно на взискателни упражнения, като например тези за конкурсни изпити или вътрешни одити.
