Excel се превърна, по своя собственост, в най-доброто приложение за създаване на електронни таблици от всякакъв вид, от тези, които ни позволяват да извършваме ежедневно счетоводство до електронни таблици, свързани с база данни, освен че ни позволява да представим данните, които те включват в графики.
на падащи списъци и динамичните таблици, които Excel ни позволява да създаваме, са две от функциите, които можем да използваме извлечете максимума от него, като последната е една от най-мощните функции, предлагани от това приложение, което е в рамките на Office 365.
Какво представляват обобщените таблици
Вероятно сте неведнъж да сте чували за обобщени таблици, един от по-практични и мощни функции, които ни предлага Excel и ни позволява да управляваме големи количества данни много бързо и лесно.
Динамичните таблици, които можем да създадем с Excel, не само ни позволява да извличаме данните от таблици, но и ни позволява извличане на данни от бази данни, създадени с Access, Приложението на Microsoft за създаване на бази данни.
Добре, но какво представляват обобщените таблици? Осевите таблици са филтри, които можем да приложим към бази данни и това също ни позволява да извършваме обобщаване на резултатите. Ако редовно използвате филтри в електронните си таблици, ако използвате обобщени таблици, ще видите как времето за взаимодействие с тях е намалено.
Как се създават обобщени таблици
За да създадете обобщени таблици, имаме нужда от източник на данни, източник на данни, който може да бъде електронната таблица, която обикновено използваме за съхраняване на данните. Ако използваме база данни, създадена в Access, можем да зададем източника на данни на таблицата, в която се съхраняват всички записи.
Ако източникът на данни е текстов файлС данните, разделени със запетаи, можем да създадем от този файл електронна таблица, от която да извлечем данните, за да създадем обобщените таблици. Ако този тип плосък файл е единственият източник на файлове, които трябва да създадем динамични таблици, трябва да видим възможността да можем да извлечем данните в друг формат или да създадем макрос, който автоматично се грижи за създаването на динамичните таблици всеки път импортираме данните.
Въпреки факта, че името му може да означава сложност, нищо не е по-далеч от истината. Създаване на обобщени таблици това е много прост процес, ако следваме всички стъпки, които посочваме по-долу.
Форматиране на източник на данни
След като създадем базата данни, трябва да я форматираме така, че Excel да може да разпознае кои са клетките, които съдържат данни и кои са клетките, които съдържат имената на записите, които искаме да филтрираме, за да създадем динамичните таблици.
За да форматирате таблица, първото нещо, което трябва да направим, е да изберете всички клетки, които са част от таблицата, и да щракнете върху бутона Формат като маса, разположена на лентата Home.
След това ще бъдат показани различни оформления, оформления, които не само променят естетиката на таблицата, но казват на Excel, че тя е потенциален източник на данни. В този раздел няма значение коя опция ще изберем. На въпроса Къде са данните в таблицата? Трябва да поставим отметка в квадратчето Списъкът съдържа заглавки.
По този начин посочваме на Excel, че първият ред на таблицата представлява името на данните в таблицата, за да се създадат динамичните таблици, които ще ни позволи да прилагаме автоматизирани филтри. След като разполагаме с таблицата с данните и сме я форматирали правилно, можем да създадем динамичните таблици.
Създаване на обобщени таблици
- Първото нещо, което трябва да направим, е изберете таблица къде са данните, които ще бъдат част от динамичната таблица, включително клетките, които ни показват какъв тип данни включват (в нашия случай община, работник, справка, кг).
- След това отидем до лентата и кликнете върху вмъкнете.
- Вътре Вмъкнете, кликнете върху Динамична таблица и диалогов прозорец с име Създайте обобщена таблица.
- В този диалогов прозорец намираме две опции:
- Изберете данните, които искате да анализирате. Тъй като избрахме таблицата, която искахме да използваме за създаване на динамична таблица, тя вече е показана избрана под името Table1. Можем да променим това име, в случай че възнамеряваме да добавим още таблици в същата електронна таблица.
- Изберете къде искате да поставите обобщената таблица. Ако не искаме да смесваме изходните данни с обобщената таблица, препоръчително е да създадем нова електронна таблица, която можем да наречем Осева таблица, за да не се бърка с листа, където се показват данните, който можем да наречем Data .
Ако сме направили всички стъпки, резултатът трябва да е подобен на този от изображението по-горе. Ако не, трябва отново да преминете през всички стъпки. В панела вдясно (панел, който можем да преместваме през приложението или да го оставим да плава) се показват данните, които сме избрали, към които трябва да приложете необходимите ни филтри.
Параметрите, които можем да конфигурираме, са следните:
Filtros
Тук поставяме (като плъзгаме полетата, разположени по-горе) полетата, които искаме да покажем, които отразяват количество или сума. В случая с примера съм поставил полетата Община, Работник и Референция, за да мога да избера общия брой референции са били продадени заедно (Община, работник и справка) или от общини, работници или препоръки.
В рамките на „Ценности“ включихме сумиране на всички референции които са продадени. В случая с примера 6 представлява броят на референциите, които всички работници от всички референции в община Новелда са продали.
колони
В този раздел трябва да поставим всички полета, които искаме показва се в падащ формат на колона за да изберете и покажете всички резултати, свързани с тази стойност.
В случая с примера сме поставили полето Община в колони, така че да ни го показва сумата от броя на препратките които са продадени във всички общини. Ако използваме филтрите, разположени по-горе, можем допълнително да филтрираме резултатите, установявайки точната продадена референция и кой работник ги е продал.
Редове
Разделът Редове ни позволява да установим кои са стойностите показва се по редове и функцията е същата като при колоните, но променя ориентацията. Както виждаме на изображението по-горе, при поставяне на полето Община във Файлове резултатите от търсенето се показват в редове, а не в колони.
ценности
В този раздел трябва да добавим полетата, които искаме от нас покажете общи суми. Чрез плъзгане на полето Kg в раздела Стойности автоматично се създава колона, където се показват общите килограми, продадени по градове, което е добавеният от нас филтър ред.
В този раздел имаме и референтен акаунт. Той е конфигуриран да показва a брой градове или продукти. Полето Sum of KG е конфигурирано така, че покажи общо Kg. За да променим кое действие искаме да извършим у дома в едно от установените полета, трябва да щракнем върху (i), разположено вдясно от полето.
Практически съвет
Ако сте стигнали дотук, може би ще си помислите pivot таблици е много сложен свят не си струва да се пипа. Напротив, как може да сте видели в тази статия, всичко е въпрос на тестване, тестване и тестване, докато не можем да покажем данните така, както искаме да бъдат показани.
Ако добавите поле в раздел, което не искате, просто трябва да го плъзнете от листа и то ще бъде премахнато. Осевите таблици са предназначени за големи количества данни, не за таблици с 10 0 20 записа. За тези случаи можем директно да използваме филтрите.