Работа със свойствата на документа в Word И по-специално, знанието как да се вмъква информация като име на файл, път или друго свойство в самия документ е изключително полезно умение за тези, които искат да поддържат файловете си организирани и професионално представени. Въпреки че на пръв поглед може да изглежда като основна функция, Word предлага множество възможности за автоматизиране, персонализиране и максимално използване на тези свойства, както чрез графичния интерфейс, така и чрез използване на разширени кодове на полета.
В тази статия ще обясня абсолютно всичко, което трябва да знаете за това как да вмъквате свойства на документ в Word, използвайки полето FileName. с модификатора \p (за показване на пълния път), както и други стандартни и персонализирани свойства и техните последици за среди за сътрудничество, управление на документи или използване в SharePoint. Ще се задълбоча и в опциите, налични в самия Word, а за по-напредналите потребители - в манипулирането на XML и използването на SDK за разработка. Нека да се заемем!
Какви са свойствата на Word документ?
на свойства на документа В Word метаданните се състоят от поредица от метаданни, които описват съдържанието и характеристиките на файла. Ключовите свойства включват заглавие, автор, ключови думи, коментари и дата на създаване или промяна. Но Word ви позволява да стигнете много по-далеч, като добавите персонализирани свойства които можете сами да дефинирате или които може да са необходими в бизнес и съвместна среда.
Тези свойства са от съществено значение за управлението на документи, тъй като улесняване на търсенето, организирането и класифицирането на файловеОсвен това, те могат да се използват за автоматизиране на информацията върху кориците, горните или долните колонтитули, като се гарантира, че всеки път, когато документът се отваря или отпечатва, той съдържа най-актуалната информация, като например местоположението му (пълен път), име, дата на последна промяна и др.
Различни видове свойства в Word
За да разберете напълно как да работите с свойства в Word И за да се възползвате от възможностите на кодовете на полета като FileName, е важно да се прави разлика между следните типове свойства:
- Основни свойства: Те са общи за всички програми на Office и обикновено включват заглавие, автор, тема, категория, ключови думи и дата на създаване, наред с други.
- Специфични за приложението свойства: Това са например тези, които принадлежат само на Word, като например броят на страниците, думите, абзаците или имената на шаблоните.
- Персонализирани свойства: Това са тези, които потребителят (или приложението) може да дефинира по желание, например, за да добави името на отговорния рецензент, вътрешен код на проекта, статус и др.
- Свойства, получени от типове съдържание: В среди като SharePoint можете да дефинирате свойства, които зависят от типа на документа или конкретното управлявано съдържание.
Тези свойства, освен че са достъпни чрез графичния интерфейс на Word, Те могат да се използват динамично в документа чрез вмъкване на полета които препращат към тяхната стойност, като по този начин се гарантира, че всички промени се отразяват автоматично във всички части на документа, където се появява това поле.
Как да вмъкнете свойства на документ в Word, използвайки полета
Word има т.нар. кодове на полета, малки фрагменти, които ви позволяват да вграждате променлива информация и да автоматизирате задачи в документа си. По този начин можете да показвате данни като име на файл, автор или дата на печат точно там, където ви е необходима.
За да се вмъкне например името на файла или пълният му път, се използва кодът на полето Име на файл заедно с модификатора \p:
- Име на файл: Вмъква името на текущия файл.
- Име на файл \p: Въведете пълния път, където е запазен файлът, както и неговото име.
Обичайният начин за вмъкване на свойство в Word с помощта на полета е:
- Отидете на раздела вмъкнете и изберете Хедър o Footer, в зависимост от това къде искате да включите информацията.
- Изберете редактиране на заглавката o редактиране на долен колонтитул.
- Кликнете върху бързи елементи и след това изберете Поле….
- В списъка с имена на полета изберете Име на файл (или свойството, което искате: Дата, Автор, Заглавие и т.н.).
- Поставете отметка в квадратчето Добавяне на път към името на файла ако искате да включите пълния път (това добавя модификатора \p автоматично).
- преса приемам и завършете с редактиране на горния или долния колонтитул.
Тази информация винаги ще се актуализира и ще се променя, когато запишете документа на друго място или промените името на файла.
Вмъкване на други свойства с помощта на полета в Word
Списъкът с налични полета е обширен. Някои от най-полезните свойства, които можете да вмъкнете, са:
- Автор: Показва автора на документа.
- Дата: Отпечатва датата (с конфигурируем формат).
- Заглавие: Заглавие на документа.
- Последно запазено от: Показва кой последен е запазил файла.
- DocProperty: Позволява ви да изберете всяко съществуващо персонализирано свойство.
От същия диалогов прозорец за вмъкване на поле (Бързи части > Поле), можете да изберете желания формат или, ако полето го позволява, допълнителни комбинации от опции.
Разширено персонализиране: Персонализирани свойства
В допълнение към стандартните свойства, Word ви позволява да дефинирате персонализирани свойства от самия документ. Това е особено полезно в корпоративен контекст, където е необходимо да свържете допълнителна информация с всеки файл.
За да създадете персонализирано свойство:
- Отворете документа в Word.
- Достъп до раздела архив и изберете информация.
- Кликнете върху Свойства > Разширени свойства.
- Отидете в раздела Персонализирани.
- Въведете името и стойността на свойството, изберете типа и натиснете добави.
Веднъж дефинирано, Можете да вмъкнете тези свойства навсякъде в документа, като използвате полето DocProperty. Например, при вмъкване на полето DocPropertyYourPropertyName, стойността на имота ще бъде автоматично отразена където пожелаете.
Тази функция е жизненоважна за персонализиране на шаблони, договори, отчети или стандартизирани документи, които изискват променливи полета в зависимост от клиента, проекта, изданието и др.
Как се съхраняват свойствата в Word файлове
Съвременни Word документи (. Docx) използват формата Office Open XML, където цялата информация, свързана с документа (включително основните, разширените и персонализираните свойства), се съхранява в различни раздели на компресирания файл.
Основните свойства (основни свойства) се съхраняват във възела coreProperties с етикети като dc:title, dc:creator, cp:keywords, Например:
Моят документ Хуан Перес 4 2024-03-14T10:15:00Z
Специфичните за програмата свойства (разширени свойства) се появяват под възела Properties, включително брой страници, шаблон, компания, брой думи и др. Например:
5 2500 Моята компания SL
Персонализирани свойства (персонализирани свойства) се съхраняват в собствен раздел под custom-properties, с потребителски дефинирано име и стойност:
Карлос Лопес
Цялата тази информация може да бъде прегледана и дори променена, ако имате напреднали умения за редактиране на XML или разработвате решения с Open XML SDK.
Разширена автоматизация и управление: Използване на Open XML SDK
За среди, където автоматизацията е ключова, особено в компании, които генерират и управляват големи обеми файлове, е полезно да знаете как да взаимодействате програмно със свойствата на Word документи. SDK за Open XML улеснява създаването, промяната и заявките за персонализирани свойства с помощта на код.
Например, използвайки функцията Задаване на потребителско свойство (налично в C# или VB), можете програмно да добавяте или променяте персонализирани свойства. Методът обикновено изисква:
- Име на файл.
- Име на имота.
- Стойност на имота.
- Тип (текст, дата, число и др.).
Процесът включва отваряне на документа в режим на запис, намиране или създаване на секцията с персонализирани свойства, изтриване на свойството, ако то вече съществува (за да се избегнат конфликти на типове), добавяне на новото свойство и запазване на документа. Той също така се грижи за поддържането на атрибута. PID последователно, което е от съществено значение за целостта на XML файла.
Благодарение на тази процедура, персонализираните свойства са напълно достъпни както от самия Word, така и от системи за управление на документи или приложения на трети страни.
Оперативна съвместимост и управление на документи: интеграция с SharePoint
В корпоративна или образователна среда е обичайно документите да се съхраняват на платформи като SharePointСвойствата на Word документа играят ключова роля в синхронизирането и управлението на документи:
- Когато редактирате свойства от информационния панел на документа в Word, те се показват като колони с метаданни в библиотеката на SharePoint.
- Всякакви промени на ниво колона в библиотеката могат да бъдат прехвърлени към документа като ново свойство.
- Основните свойства обикновено се синхронизират, докато някои персонализирани свойства (напр. идентификатори на тип съдържание) не се обобщават в библиотеката.
Освен това, за персонализирани типове документи в SharePoint, специфичните свойства, присвоени на съдържанието, се съхраняват в секцията customXml и се синхронизират автоматично между документа на Word и библиотеката, което улеснява управлението и проследяването.
Допълнителни опции: вграждане и свързване на файлове или използване на хипервръзки
Наред със свойствата, Word позволява вмъкване на вътрешни и външни хипервръзки, както и вградени обекти За да добавите още повече функционалност към документите си:
- Вътрешни хипервръзки: С помощта на отметки можете да създавате преходи към определени раздели на документа (идеално за дълги отчети или ръководства).
- Външни хипервръзки: Те ви позволяват да създавате връзки към уеб страници, файлове на вашия компютър или относителни пътища.
- Вградени обекти: Можете да вмъквате цели файлове (PDF файлове, презентации, електронни таблици) като обекти в самия документ на Word, така че те да станат част от файла и да не зависят от външни пътища.
Когато използвате връзки към външни файлове, се препоръчва всички свързани файлове да се запазват в същата локална папка или структура като документа на Word., за да се гарантира, че връзките работят, дори ако копирате комплекта на друг компютър.
Що се отнася до хипервръзките, Word автоматично създава заместители за заглавия и подзаглавия, ако използвате предварително дефинираните стилове за Заглавие 1, Заглавие 2 и т.н., като по този начин се улеснява вътрешната навигация.
Редактиране, изтриване и преглед на полета и свойства
Редактирането или изтриването на поле в Word е лесно: просто щракнете с десния бутон върху полето и изберете желаната опция (редактиране, актуализиране, изтриване). Хипервръзките можете да променяте или изтривате от контекстното меню. Ако сте вмъкнали персонализирани свойства и искате да актуализирате стойността им, направете го от Файл > Информация > Разширени свойстваи актуализира полетата с F9 за да видите промените, отразени в документа.
По подобен начин можете да показвате или скривате кодовете на полетата в документа, като използвате Alt + F9, което е полезно, ако трябва ръчно да прегледате или промените команди.
Често задавани въпроси и възможни проблеми
Работата със свойства и връзки в Word може да причини някои проблеми, ако свързаните файлове не се управляват правилно. Когато премествате документи на други компютри, опитайте се да запазите структурата на папките на свързаните файлове и, ако е възможно, използвайте относителни пътища. Ако се нуждаете от максимална преносимост, помислете за вграждане на файловете в Word (въпреки че това ще увеличи размера на документа).
В контексти на съвместна работа с множество потребители, редактиращи документи, актуализирането на полетата може да изисква известно внимание, за да се гарантира, че всички данни отразяват последните промени. Също така не забравяйте, че метаданните на документа може да съдържат чувствителна информация, така че е добра идея да ги прегледате, преди да споделите файл външно.
