Ако трябва да планирате срещи в Microsoft Teams и не искате да се губите в менюта и опции, сте попаднали на правилното място. Тук ще намерите ясно и актуално ръководство, което обяснява стъпка по стъпка как да планирате срещи, да каните участници (включително външни), да споделяте връзки, да настройвате аудиоконферентни връзки, да реорганизирате графици и много други – както в приложението Teams и Outlook, така и в безплатната версия на Teams.
В допълнение към стъпките, ние включваме практически съвети и трикове, за да гарантираме, че срещите ви ще протекат гладко от първия опит. Ще научите как да организирате календара си с категории, да коригирате състоянието на наличност, да преглеждате или редактирате информация от мобилното си устройство и да установите основни правила за етикет, за да избегнете прекъсвания. Ще разгледаме и ограниченията за участници, ще използваме асистента за планиране и как да управляваме чакалнята и кой може да представя.
Планиране на срещи в Microsoft Teams: налични опции
Teams и Outlook вървят ръка за ръка: когато създадете среща в единия, тя автоматично се появява в календара на другия. Това ви позволява да работите откъдето ви е най-удобно, без да дублирате работа или да се притеснявате за проблеми с несинхронизирането. Можете да планирате от календара на Teams, от перспектива (настолен компютър или уеб) и ако използвате Microsoft Teams в безплатната му версия, имате и специфичен процес за планиране.
Изборът на начална точка зависи от вашите навици и вида на срещата. Ако вече управлявате имейли и срещи в Outlook, активирайте опцията Teams в този случай; ако сте в Teams с екипа си, използвайте интегрирания календар. За бързи разговори или срещи с приятели, училище или малък бизнес, безплатната версия на Teams ще ви позволи да настроите всичко за секунди, с прости контроли за поверителност.
Поканете участници и управлявайте типовете гости
Когато създавате среща в Teams, можете да добавите участници веднага или по-късно. Въведете имената на хора от вашата организация в полето „Задължителни участници“ и, ако е необходимо, ги маркирайте като незадължителни. Ако искате да поканите някой външен (например клиент или доставчик), въведете пълния му имейл адрес, за да получи поканата с връзката за присъединяване.
- Създайте нова среща от календара си в Teams или отворете съществуващ такъв за редактиране.
- Добавете необходимите асистенти като напишете имената или имейл адресите им.
- Маркирай като незадължително на всеки, който не е от съществено значение, използвайки опционалния асистент за избор.
- Включва външни устройства без проблем като въведат пълния си имейл адрес; те ще получат имейл с линка.
- Изпращане или актуализиране на поканата и всички ще получат подробности за срещата във входящата си поща.
Капацитет за срещи: Teams поддържа до 1000 участници с пълноценно взаимодействие. Освен това, ако този праг бъде превишен, до 10.000 XNUMX допълнителни гости могат да се свържат като участници само с преглед, което позволява разширен обхват с нарастването на аудиторията.
Използване на съветника за планиране
За да координирате дневния ред безпроблемно, използвайте съветника за планиране в горната част на формуляра за среща. Този изглед ви позволява да проверявате часови зони, наличност и слотове за всеки участник в различни часови слотове, всичко това в силно визуализирана мрежа.
- Защриховани блокове посочват, че лицето е заето или има временна среща.
- Изчистване на блокове Те посочват, че има свободни места и можете да предложите този час.
След като сглобите всички части, запазете и изпратете срещата, за да могат да бъдат изпратени поканите. По този начин избягвате безкрайните имейли с въпроси относно графиците.
Споделяне на линк към среща
Ако предпочитате да разпространите директна връзка, Teams автоматично генерира URL адрес на среща, който можете да копирате и поставите навсякъде. Идеален е за покани чрез чат, CRM, интранет или инструменти за съобщения, без ръчно добавяне към всеки имейл.
- Отворете срещата в календара на Teams или създайте нов.
- Копирайте връзката среща, която се показва в детайлите, и я споделете чрез предпочитания от вас канал.
Добавяне на номер за dial-up
Ако вашата организация предлага аудиоконферентна връзка, добавете номер за включване в конференцията и идентификатор за обаждащите се. Когато планирате от Outlook, тази информация се вмъква автоматично в поканата, така че участниците могат да се присъединят, като наберат от всеки телефон.
Проверете с вашия администратор за лицензи и настройки Ако не виждате местния номер или лична карта на поканите си, това зависи от абонамента и държавата.
Организирайте календара си с категории и състояние на наличност
Оцветете календара си с категории, за да идентифицирате бързо вида на срещата. Можете да зададете една или повече категории на всяко събитие: по проект, клиент, вид дейност и т.н. Това ще улесни приоритизирането и ще улесни откриването на припокривания с един поглед.
- Кликнете с десния бутон в събитието в календара и изберете опцията за категоризиране.
- Изберете цвят или категория, която вече сте създали; можете също да я зададете по време на планирането във формуляра.
Организаторът може да определи статуса на шоуто като за да посочите вашата наличност за часовия интервал. Участниците ще видят този статус отразен в собствените си календари, въпреки че всеки може да го коригира, ако е необходимо.
- Отворете подробностите за срещата и изберете „Покажи като“ в лентата с действия.
- Изберете щата желано (напр. зает), като се има предвид, че настройката по подразбиране е зает.
Участниците могат също да променят собственото си „Покажи като“ Щракнете с десния бутон върху срещата в календара си и изберете съответната опция.
Пренасрочете и актуализирайте среща безпроблемно
За да преместите среща, просто я плъзнете до друг слот в календара си. Преди да потвърдите, можете да проверите наличността на гостите си, като по този начин избегнете ненужни имейли.
Можете също да отворите подробности, да промените датата и часа и да изпратите актуализация. Участниците ще получат известие с новия час, когато кликнат върху „изпрати“.
Преглеждайте и редактирайте подробности от мобилното приложение
Мобилното приложение Teams ви позволява да преглеждате и коригирате срещи от всяко място. Можете да преглеждате подробности, да редактирате информация, ако сте организатор, и да изпращате промени незабавно.
- Отворете приложението Teams на мобилния си телефон и достъп до календара.
- Време е за срещата за да се запознаете с пълните му подробности.
- Докоснете Редактиране Ако сте организаторът, щракнете, за да промените данните и да изпратите промените с „Готово“.
Планиране на срещи в Microsoft Teams (безплатна версия)
Безплатната версия на Teams улеснява организирането на срещи с приятели, семейство, учебни групи или малки фирми. Създаването е лесно и ви позволява да конфигурирате поверителност и повторения.
- Присъединете се към Teams безплатно и изберете опцията за среща.
- Изберете „Насрочване на среща“ да се определят подробности и участници.
- Сложете ясно заглавие в съответното поле, за да идентифицирате срещата.
- Добавете участници по име, имейл или телефонен номер.
- персонализиране срещата, като се посочват дата, продължителност, повторение, място и бележки.
- Коригирайте поверителността избиране на това кой може да пропусне чакалнята и кой може да презентира.
- Запазване и планиране за изпращане на поканите.
- Участвайте в предварителния чат ви позволява да подготвите въпроси или материали преди срещата.
- Добавяне на събитието към календара Споделяйте информация в календара на получателя, видима за другите участници.
- Тези, които приеха влизат без чакалня, докато тези, които влизат с линка, без да го приемат, чакат в чакалнята. Можете да конфигурирате тази опция.
- Експортиране на покани от Outlook.com, ако трябва да управлявате импортирането и експортирането на поща, контакти и календар.
Създаване на среща в Teams от Outlook
От Outlook (настолен или уеб), добавянето на Teams към събитие е много лесно. Просто трябва да използвате съответния бутон, за да генерирате срещата автоматично.
- Отворете Outlook и достъп до календара ви.
- Създайте ново събитие и въведете темата и участниците.
- Изберете опцията за среща в Teams за да вмъкнете линка в поканата.
- Изберете календара къде искате да създадете срещата и попълнете данните.
- изпращам и участниците ще могат да се присъединят с линка и, ако е приложимо, с номера и идентификационния номер.
Планиране на срещи от Teams с външни гости
За да планирате срещи с клиенти или доставчици, насрочете ги в календара си в Teams и включете техните имейли. Те ще могат да получат достъп до него чрез връзката, дори ако не принадлежат към вашата организация.
- Отваряне на календара на Teams и изберете Нова среща.
- Попълнете ключовите данни: заглавие, участници (включително външни), дата, час, място и описание.
- Изпратете поканатаКогато гости се присъединят, ще получите известие да ги допуснете, ако има чакалня.
Добри практики: етикет и предварителна комуникация
Споделянето на ясни очаквания значително подобрява преживяването по време на виртуална среща. Добра идея е да изпратите основни правила и препоръки, за да избегнете прекъсвания, особено в часове и сесии с голям брой участници.
Използването на последователни инструкции за планиране на обучителни срещи помага на участниците да знаят какво да очакват. Ето един пример, който може да се адаптира към различни контексти:
- За да се присъедините, използвайте връзката към Teams в поканата..
- Влезте с изключен микрофон и камера за намаляване на шума при стартиране.
- Кликнете върху „Присъединяване“ когато сте готови за сесията.
- Проверете чата ако имате нужда да правите коментари или въпроси по време на час.
- Заявка за реч в чата със съобщението Доставям.
- Когато учителят ти даде думата, ще активира микрофона, за да можете да участвате.
Допълнителни съвети за съветника за планиране и управление на връзки
Асистентът за планиране ви помага да намерите слотове за график безпроблемно. Важно е да проверите часовите зони, ако има международни участници, и да се възползвате от ясни графици, за да улесните организацията.
Споделянето на линка към срещата ви дава повече гъвкавост да разпространите поканата по различни канали, без да се ограничавате до затворен списък с участници.
Свързани теми, които може да са ви полезни
- Започнете незабавна среща в Teams, когато няма време за губене.
- Планирайте безплатни срещи в Teams за лична употреба или обучение, без да е необходим бизнес акаунт.
- Използване на чат по време на срещата да подготвя въпроси и да координира материалите в реално време.
- Функции, налични в безплатния Teams за да извлечете максимума от всяка сесия.
- Поканете потребители със служебни или училищни акаунти и управлявайте достъпа си до безплатни срещи.
С тези насоки ще овладеете целия жизнен цикъл на срещата в Microsoft Teams, от планирането до управлението на последните детайли. Контролирането на поканите за вътрешни и външни участници, използването на асистента за планиране, споделянето на връзки, управлението на аудио конференции, дефинирането на категории, пренасрочването и управлението на конференции от мобилното ви устройство ще ви помогне да организирате по-гладки и по-ефективни сесии както в бизнес, академична, така и в лична среда. Споделете информацията и повече потребители ще знаят как да използват инструмента за насрочване на срещи.