Ако трябва ясно да уловите процеси, решения или информационни потоци, Microsoft Visio е един от най-универсалните инструменти в екосистемата на Microsoft 365. Със своите предварително дефинирани шаблони и форми, създаването на професионални диаграми е бързо и най-вече лесно за разбиране от всеки. консултирайте се с тях.
В това ръководство ще намерите всичко необходимо, за да работите с Visio в браузъра и на настолния компютър: Какви планове включват Visio за уеб, какви формати поддържа, как да преглеждате, създавате и редактирате диаграми от OneDrive или SharePoint и какви са ограниченията муЩе ви кажем и какви други диаграми можете да изградите и ще ви дадем проста алтернатива, ако търсите нещо лесно и ясно.
Какво е блок-схема и защо Visio е толкова полезен?
Блок-схемата е визуално представяне на процес с неговите стъпки и решения, където всяка форма има значение. Тези диаграми ви помагат да видите с един поглед началото и края на процеса, последователността на задачите и точките на вземане на решения., което подобрява комуникацията и намалява грешките.
Visio включва основен шаблон за блок-схема с типични форми (начало/край, процеси, решения, конектори и др.), които можете да плъзгате и пускате. Това платно е особено полезно за чести бизнес процеси, като например разработване на предложения или процеси на одобрение., защото превръща сложните процедури в нещо визуално и смилаемо.
Най-често срещаните форми са много интуитивни: терминалите (начало/край) обикновено са представени със заоблени правоъгълници, стъпките с правоъгълници, а решенията с ромбове. Благодарение на тази стандартна символика, всяко оборудване интерпретира потока без двусмислие. и могат по-лесно да предложат подобрения.
Ако предпочитате да учите визуално, има ресурси с демонстрации, където ще видите как да започнете диаграма, Плъзгайте и свързвайте форми, добавяйте текст и прилагайте визуални корекции за да се придаде яснота и въздействие на резултата.
Планове и лицензи за Microsoft 365 с Visio за уеб
Visio за уеб е включен в широка гама от търговски планове на Microsoft 365. Те са част от списъка Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium, Microsoft 365 Apps for business, Office 365 E1/E3/E5, Office 365 F3, Microsoft 365 F3/E3/E5, Приложения на Microsoft 365 за бизнеса, както и академичните планове на Office 365 A1/A3/A5 и Microsoft 365 A1/A3/A5 (включително варианти, които не са Teams).
Има един важен момент относно достъпа: Плановете за малък бизнес с личен идентификатор на акаунт в Microsoft (hotmail.com, outlook.com, live.com, msn.com) нямат уеб приложението Visio., тъй като те не се считат за търговски планове за тази цел.
Наред с тези абонаменти, има и Visio Plan 1 и Visio Plan 2, които добавят специфични възможности. Тези издания са подходящи, ако работите с определени формати или се нуждаете от разширени функции за редактиране..
Исторически версии като Visio 2016 (Standard, Professional и Pro издания за Office 365) се продаваха като постоянни или абонаментни лицензи с референтни цени. Въпреки че тези данни принадлежат към тази версия, те служат за разбиране, че Visio се предлага на пазара като допълнителен продукт към Office. и че изданията се различават по шаблони и функции.
Поддържани формати и ограничения във Visio за уеб
Преди да започнете, е добре да разберете кои формати можете да отваряте и редактирате с всеки план. Във Visio в Microsoft 365 (приложението в уеб) можете да създавате и редактирате .vsdx файлове, което е съвременният формат на Visio.
Има ограничения, които трябва да знаете: Visio в Microsoft 365 не поддържа стари .vsd файлове за преглед или редактиране.Също така не поддържа .vsd файлове, които са конвертирани в .vsdx, ако съдържат елементи, които не са съвместими с уеб версията.
Ако трябва да редактирате .vsdx с всички гаранции, Visio Plan 1 или Visio Plan 2 ви позволяват да работите с .vsdx, стига диаграмата да използва само уеб-съвместими елементи.Когато дадена диаграма има неподдържани функции, все още ще можете да я видите, но може да ви е необходимо настолното приложение, за да я редактирате напълно.
Що се отнася до Visio Plan 1, съвместимостта е ясна: позволява ви да преглеждате .vsdx, .vsd и .vsdm (чертежи с активирани макроси) и да създавате/редактирате .vsdxЗа сценарии, включващи макроси или разширени компоненти, ще е добре да обмислите План 2 или настолното издание.
Преглеждайте и отваряйте диаграми от OneDrive или SharePoint
Работата от облака е най-удобна, ако използвате Microsoft 365. За да видите диаграма в браузъра, влезте в Microsoft 365 и отидете до вашата библиотека с документи в OneDrive за работа или училище или в SharePoint..
Ако файлът все още не е в облака, първо го качете (например .vsdx от вашия локален компютър) и изчакайте качването да завърши. След като сте в папката си, щракнете върху името на рисунката и тя ще се отвори в нов раздел на браузъра., готови за гледане.
Този начин на отваряне от OneDrive/SharePoint е един и същ, независимо дали преглеждате прост поток или трябва да валидирате организационна схема. Онлайн изгледът предлага плавно четене с мащабиране, навигационен панел и коментари. ако са активирани.
Ако срещнете ограничения на дисплея или предупреждение за съвместимост, не се притеснявайте: Можете да превключите към редактиране в браузъра, ако е възможно, или да отворите файла директно в настолното приложение. за достъп до всички функции.
Създаване на диаграми: от библиотеката или от стартовия панел за приложения
Има няколко начина да започнете нова рисунка. Ако вече сте в OneDrive или библиотеката на SharePoint, използвайте Създай > Чертеж на Visio за да генерирате файла в текущото местоположение и да започнете работа в браузъра.
Друг много удобен маршрут е стартовият панел за приложения (менюто на приложенията отляво в Microsoft 365). Щракнете върху Visio и разгледайте галерията, за да откриете шаблони и примери; можете да докоснете Създаване директно или да видите предварителен преглед. за да проверите дали този шаблон е подходящ за вашия случай.
Ако предпочитате да го изградите от нулата, имате опцията „Празен чертеж“ в горната част. Започването от нулата е полезно, когато вашият процес не се вписва в предварително дефиниран шаблон или когато искате да дефинирате свои собствени конвенции..
След като сте вътре в платното, плъзнете фигури от библиотеката отляво и ги свържете с конектори. Можете да добавите текст, като щракнете двукратно върху формата и, ако се нуждаете от допълнителна яснота, да коригирате стилове и цветове. за подобряване на четливостта.
Редактиране в браузъра и в настолното приложение
Когато отворите .vsdx файл в интернет, той ще се показва по подразбиране в режим само за четене. За да го промените, използвайте „Редактиране на диаграма“ > „Редактиране в браузъра“ и ще бъдете пренасочени към режим на редактиране във Visio за уеб.
По време на онлайн редактиране можете бързо да превключвате между четене и редактиране от раздела Изглед > Изглед за четене. Ако искате да създадете нов файл, без да излизате, отидете на Файл > Нов > Празен чертеж и друг документ ще бъде отворен в същата сесия.
Има случаи, в които ще видите предупреждение, като например „Една или повече функции на тази диаграма не се поддържат във Visio Online“. Това означава, че все още можете да го отваряте и редактирате във Visio 2013 или по-нова версия на настолния компютър, за да се възползвате от всички функции. които браузърът не поддържа.
За да превключите към десктоп, от уеб изгледа или редактирането, изберете „Редактиране в настолното приложение“. Когато сте готови, не забравяйте да изберете Файл > Затвори, за да предотвратите заключването на диаграмата. и по този начин да се улесни съавторството или достъпът от други членове на екипа.
Алтернативи и други видове диаграми, които можете да създадете
Microsoft Visio не се ограничава само до блок-схеми: Позволява създаване на организационни схеми, планове на сгради и етажи, диаграми на потока от данни, диаграми на процеси, плувни алеи, 3D карти и моделиране на бизнес процеси., наред с много други. Библиотеката му с шаблони ускорява стартирането ви във всяка от тези категории.
Ако Visio някога ви се струва твърде сложен и искате нещо по-лесно, има проста онлайн алтернатива: MindOnMap предлага различни форми (кръгли, правоъгълни, ромбовидни, заоблени, овални) и шаблони с подходящи теми., предназначени за изграждане на блок-схеми, организационни диаграми, диаграми тип „рибена кост“ или дървета с много малко триене. Можете също да опитате създаване на диаграми с draw.io като алтернатива.
Този алтернативен инструмент има и колекция от икони за подобряване на възлите и клоните. За екипи, които се нуждаят от бързина без крива на обучение, това може да бъде опция за създаване на прототипи или леки визуални материали. които след това, ако е необходимо, биха могли да бъдат пресъздадени във Visio по-подробно.
В корпоративни среди, Visio печели по отношение на интеграцията: Работи с Excel и Access за пренасяне на данни, споделя интерфейс с Word и Excel и запазва в OneDrive/SharePoint. с контрол на версиите и разрешенията. Тази съгласуваност на платформата опростява ежедневната работа и управлението на информацията.
Бързи съвети за по-ясни диаграми
За да направите диаграмите си лесни за четене, погрижете се за визуалната йерархия: Използвайте постоянни прави или ъглови конектори, подравнявайте формите и прилагайте цветове пестеливо. да се подчертаят решения или грешки. По-малкото е повече, когато целта е комуникация.
Дефинирайте легенда, ако въвеждате свои собствени конвенции. Ако диаграмата ще бъде използвана от няколко екипа, документирайте значението на цветовете, линиите и символите. избягва погрешни тълкувания и помага за стандартизиране на практиките.
Ако имате въпроси относно съвместимостта или редактирането в уеб, вижте официалната онлайн помощ на Visio или статията „Защо не виждам командата „Редактиране“ в браузъра?“. Тези ресурси обхващат най-често срещаните ограничения на Visio за уеб и как да ги разрешите. в зависимост от файла или абонамента.
Когато работите с дълги процеси, разделете ги по страници или нива. Нишките и връзките между страниците намаляват визуалния шум и ви позволяват да навигирате в потока на блокове., нещо ключово при одити или обучение.
Обобщение на съвместимостта (практическо напомняне)
Visio в Microsoft 365 (уеб): Създава и редактира .vsdx файлове; не преглежда/редактира .vsd файлове; не поддържа .vsd файлове, конвертирани в .vsdx, ако използват неподдържани елементи.Ако нещо не се поддържа, отворете го на работния плот.
План 1 на Visio: преглед на .vsdx, .vsd, .vsdm и създаване/редактиране на .vsdxЗа макроси или разширени функции, помислете за План 2 или настолното приложение.
Често задавани въпроси
Мога ли да отворя стар .vsd файл в интернет? В уеб приложението Microsoft 365, не: Преглеждането и редактирането на .vsd файлове не се поддържа. Можете да ги преглеждате с Visio Plan 1, но за пълно редактиране се препоръчва да ги конвертирате и проверите съвместимостта или да ги отворите на работния плот.
Какво да направя, ако получа предупреждение за неподдържани функции? Все още ще можете да отворите файла; превключете към настолното приложение (Visio 2013 или по-нова версия) за пълнофункционално редактиране. След това запазете и затворете, за да освободите заключването.
Как да започна нова диаграма от Microsoft 365? В OneDrive или SharePoint използвайте Създаване > Чертеж на Visio. От иконата за стартиране на приложения отворете Visio, прегледайте галерията и докоснете Създаване или, ако предпочитате, докоснете Празен чертеж.
Кои планове включват Visio за уеб? Сред другите: Microsoft 365 Business (Basic, Standard, Premium), Office 365 (E1, E3, E5, F3), Microsoft 365 (F3, E3, E5), Business/Enterprise Apps и Academic Plans (A1, A3, A5). Личните акаунти (Hotmail/Outlook/Live/MSN) в плановете за малки и средни предприятия нямат достъп до уеб приложението Visio.
Работата с процеси става по-малко трудна, когато имате платно и библиотека от форми, проектирани за него. С Visio можете да преглеждате, създавате и редактирате диаграми от браузъра или настолния компютър, да се възползвате от шаблони, да спазвате съвместимостта на форматите и да разчитате на OneDrive/SharePoint за споделяне и съвместно редактиране. Ако търсите по-опростена опция, инструменти като MindOnMap могат да ви измъкнат от затруднено положение, без да губите яснота.
