Цифровото подписване на документи от Windows вече не е досадно с документи, принтери и скенери: днес можете да го направите законно и за минути. В това ръководство обяснявам стъпка по стъпка как да използвате сертификати, Office, PDF и специфични инструменти, без да пропускате нищо важно. Целта е да усвоите истинския цифров подпис (не просто изображение на подпис) и да знаете кога да използвате всяка опция..
Ще научите всичко - от основни понятия (какво представляват цифровият подпис и сертификатът) до специфични процедури за Word, Excel, PowerPoint, Adobe Acrobat Reader, AutoFirma и GoSign. Ще разгледаме и как да инсталирате вашия P12 или PFX сертификат на Windows, така че всичко да работи правилно от първия път. Ако някога сте се чудили защо подписът ви е „невалиден“ или как да проверите подпис на PDF файл, ще го обясним подробно тук..
Какво е цифров подпис и защо ви е необходим сертификат?
Цифровият подпис е криптографски печат, вграден в електронен файл (документ, електронна таблица, презентация, имейл или дори макрос), който потвърждава две неща: кой го е подписал и дали съдържанието е било променено. Неговата функция е да гарантира автентичност и целостност, в допълнение към така наречената неотрицаемост..
За да създадете този цифров подпис, ви е необходим валиден цифров сертификат. Този сертификат съдържа вашия публичен ключ и други данни, които ви позволяват да валидирате частния ключ, който използвате за подписване. Сертификатите обикновено се издават от сертифициращ орган (CA) и имат възможности за изтичане и анулиране..
Мислете за CA като за вид дигитален нотариус: той издава сертификати, подписва ги, за да ги валидира, и контролира кои от тях изтичат или са отменени. Когато изпращате подписан документ, вашият сертификат и публичен ключ се прикачват, за да може получателят да провери подписа..
Гаранциите, предоставяни от добре конфигуриран цифров подпис, са ясни: автентичност (той проверява самоличността на подписващия), цялостност (той уведомява, ако съдържанието е променено) и неотрицаемост (подписващият не може да отрече авторството). Освен това, с времево маркиране от доверен сървър, в определени сценарии подписът придобива валидност, сравнима със сертифицирането..
За да бъде всичко това валидно, вашият подпис трябва да отговаря на основни критерии: подписът трябва да е валиден, сертификатът не трябва да е с изтекъл срок на валидност, издателят/подписващият трябва да е надежден и сертификатът трябва да е издаден от признат CA. Ако някоя от тези точки се провали, приложенията ще показват предупреждения или ще маркират подписа като невалиден..
Как да получите и инсталирате сертификата си в Windows
Има два често срещани начина. Първият е да получите сертификат от акредитиран CA (сертификатор), идеален, ако обменяте документи с трети страни и е необходимо всички да могат да валидират подписа ви без усложнения. Второто е да създадете свой собствен сертификат за незабавно подписване, полезен при тестване или вътрешни сценарии, където не се нуждаете от пълна публична верига на доверие.. Можете и вие регистрирайте се в Cl@ve, за да подписвате дигитално ако вашият случай изисква електронна идентификация с Администрацията.
Ако изберете CA (сертификатор), можете да се обърнете към търговски доставчици или институции, които издават сертификати за физически лица и фирми. Много организации и правителства също издават свои собствени сертификати. Тази опция осигурява по-голяма оперативна съвместимост при проверка на вашия подпис на други устройства..
Ако искате да започнете веднага и не е необходимо други автоматично да се доверяват на вашата самоличност, можете да създадете свой собствен сертификат. В класическите среди на Windows беше обичайно да се генерира такъв и да се преглежда в личното хранилище на системата. Не забравяйте, че самоподписаният сертификат е полезен за тестване или вътрешна употреба, но не предлага същото доверие на трети страни..
За да прегледате сертификатите, инсталирани в личното хранилище на Windows, в по-стари среди, го правехте от Internet Explorer: меню „Инструменти“, „Опции за интернет“, раздел „Съдържание“, бутон „Сертификати“, раздел „Лични“. В съвременния Windows можете също да управлявате сертификати, като използвате конзолата за системни сертификати или от опциите за сигурност на приложението..
Ако имате сертификата си в PFX или P12 файл, в Windows можете да го импортирате, като щракнете двукратно върху него или използвате контекстното меню с опцията за инсталиране на PFX. Когато направите това, съветникът ще ви попита дали искате да го инсталирате в хранилището на текущия потребител или компютър. Текущият потребител го прави видим само за вашата сесия; локалният компютър го прави достъпен за всички потребители на компютъра..
По време на процеса на импортиране ще трябва да въведете паролата за защита на сертификата (тази, която е била дефинирана при генерирането на сертификата) и да изберете опции за сигурност, като например активиране на защитен частен ключ или разрешаване на бъдещо експортиране на сертификата. Проверете подходящите опции за вашия сценарий; в много случаи е добра идея да активирате защитата и да разрешите експортиране за непредвидени обстоятелства.Ако не си спомняте паролата, можете възстановяване на паролата за цифров сертификат следвайки специфични процедури.
След завършване, сертификатът обикновено ще бъде инсталиран в личното хранилище. Браузъри като Internet Explorer, Edge и Chrome използват магазина на Windows, така че ще го открият автоматично. Firefox, от друга страна, има собствено хранилище, така че ще трябва да го импортирате от самия браузър, ако ще подписвате или удостоверявате..
Подписване на приложения за Windows: общи и специфични
Има два основни вида инструменти. От една страна, ежедневни програми (например Microsoft Word или Adobe Acrobat Reader), които ви позволяват да подписвате документа, който редактирате или преглеждате. Най-големият му недостатък е, че не всички програми, които генерират документи, могат да ги подписват и понякога получателят се нуждае от същото приложение, за да ги провери удобно..
От друга страна, има специфични програми за подписване, които приемат множество формати и елиминират тези ограничения. Те обикновено са безплатни и опростяват процеса на подписване и проверка на документи от всякакъв тип. AutoFirma, например, е приложението на испанската публична администрация, насочено към обработка и подписване с цифров сертификат..
Ако имате нужда от корпоративно решение с подготовка на споразумения, работни потоци за подписване или многоканално подписване, има пакети като GoSign в различни издания. Тези платформи ви позволяват да подписвате, удостоверявате, споделяте и одитирате процеси централизирано..
Влизане в Microsoft Office: Word, Excel и PowerPoint
Office позволява видими и невидими подписи. Видимите подписи, използващи ред за подпис, добавят маркер към документа, който конкретно лице да подпише; по този начин се комбинира представяне на подписа с цифровия подпис. Невидимият подпис не показва квадратче в документа, но запечатва и защитава целостта на файла..
Създаване на ред за подпис в Word или Excel
За да вмъкнете ред за подпис, поставете курсора точно там, където искате да се появи. След това отидете в раздела „Вмъкване“ и изберете „Ред за подпис“ от групата „Текст“. Ще се отвори конфигурационното поле, за да се дефинират данните и инструкциите на подписващия..
- В полето „Настройки на подписа“ попълнете името, длъжността и, ако е приложимо, имейл адреса на предложения подписващ. Включете ясни инструкции за подписващия, например прегледайте съдържанието преди подписване..
- Можете да разрешите на подписващия да добавя коментари по време на подписване и да показва датата до подписа. Тези опции предоставят контекст за това защо и кога е било подписано..
- Повторете процеса, ако е необходимо множество линии за подпис в word в същия документ. По този начин можете да съберете няколко подписа подред..
Подписване на ред за подпис в Word или Excel
За да подпишете, щракнете с десния бутон върху реда за подпис и изберете „Подписване“. Ако документът е в защитен изглед и имате доверие на източника, щракнете върху „Редактиране въпреки това“. Имате няколко начина да представите видимия подпис заедно с действителния цифров подпис.За по-подробно ръководство за този процес вижте как да влезете в Word.
- За печатен подпис, напишете името си до X. Това текстово представяне придружава цифровия подпис.
- За ръкописен подпис използвайте системния ръкописен режим, ако устройството ви го поддържа. Полезно е, ако работите със сензорни екрани или стилус..
- За изображение на вашия подпис изберете „Избор на изображение“, намерете файла със сканирания ви подпис и го потвърдете. Изображението е просто визуално; валидността се осигурява от основния цифров подпис..
- Потвърдете с бутона „Подпис“. Бутонът „Подписи“ ще се появи в долната част на документа или листа. Оттам можете да видите подробности или да управлявате приложените подписи..
Премахване на видим подпис в Word или Excel
Ако трябва да премахнете видим подпис, отворете файла, щракнете с десния бутон върху реда за подпис и изберете „Премахване на подпис“. Потвърдете с „Да“. Не забравяйте, че промяната на подписан документ обезсилва предишните подписи и може да изисква повторно подписване..
Добавяне на невидими цифрови подписи в Word, Excel или PowerPoint
Невидимият подпис е идеален, когато не искате да показвате поле, но искате да запечатате файла. В Word, Excel или PowerPoint отидете на Файл, след това на Информация и потърсете опциите за защита, за да изберете Добавяне на цифров подпис. Ще се появи диалогов прозорец, за да се обоснове целта на подписа..
- В полето „Подпис“ опишете целта в съответното поле. Този текст ще бъде регистриран с подписа.
- Изберете „Подписване“, за да завършите процеса. Файлът ще бъде настроен само за четене, за да се предотвратят по-нататъшни промени. Ще видите бутона „Подписи“ и състоянието на документа ще отразява защитата..
Премахване на невидими цифрови подписи
Отворете документа, електронната таблица или презентацията с невидим подпис, отидете на Файл, Информация и отворете панела Подписи. До името на подписа разгънете стрелката и изберете Премахване на подпис. Потвърдете с „Да“, за да го изтриете и да активирате отново нормалното редактиране на файла..
Подписване на PDF с AutoFirma: изтегляне, сертификат и инсталиране
AutoFirma е инструментът, предоставен от испанската публична администрация, за подписване на електронни документи със сертификат. Той е безплатен и има инсталатори за Windows (32- и 64-битова версия), Linux и macOS. Винаги го изтегляйте от официалния портал за електронен подпис на администрацията..
На компютър с 10-битова версия на Windows 11/64 изтеглете съответния пакет, разархивирайте го и стартирайте инсталатора. Съветникът за инсталиране е прост: следвайте стъпките, докато завърши. След инсталиране, AutoFirma ще се интегрира с хранилището за сертификати на Windows..
За да подпишете, уверете се, че вашият цифров сертификат е инсталиран на вашата система. Ако имате pfx или p12 файл, щракнете двукратно върху него и го импортирайте в хранилището „Текущ потребител“ (само за вашата сесия) или „Локален компютър“ (всички потребители). Въведете паролата за сертификата, активирайте защитата на личния ключ и, ако е уместно, изберете опцията за разрешаване на експортиране..
Обикновено съветникът ще предложи личното хранилище. Браузъри като Internet Explorer, Edge и Chrome ще използват този сертификат директно; за Firefox ще трябва да импортирате сертификата във вътрешното му хранилище от самия браузър. Windows може да покаже подкана за сигурност, за да потвърди импортирането..
Подпишете PDF файл с AutoFirma стъпка по стъпка
Отворете AutoFirma и изберете опцията за избор на файлове за подписване. Намерете PDF файла, който искате да подпишете, на компютъра си и го отворете. Приложението ще го разпознае като PDF и ще предложи опции за видим подпис и видимо маркиране. Можете да активирате видим подпис, видимо брандиране или и двете едновременно, в зависимост от вашите нужди..
- Видим подпис в PDF формат: позволява ви да вмъкнете поле за подпис с изображение на вашия ръкописен подпис и обяснителен текст. Не забравяйте, че изображението е естетическо; правната валидност се осигурява от сертифицирания цифров подпис..
- Видима марка в PDF: Позволява ви да поставите марка или изображение (напр. лого) като визуален елемент на една или повече страници. Полезно е да се подчертае наличието на подпис или корпоративна идентичност..
Ако активирате видимия подпис, AutoFirma ще ви помоли да посочите страницата и областта, където ще бъде поставено полето. Можете да зададете координати, ширина и височина и да изберете точната страница. Ако изберете страницата в края, инструментът може дори да предложи да създаде нова празна страница, на която да се постави вашият подпис. С помощта на мишката нарисувайте правоъгълника на желаната позиция в PDF файла..
След това можете да добавите изображение на вашия ръкописен подпис (често срещани формати като JPEG, GIF или PNG) и текста, който ще придружава видимия подпис. AutoFirma ви позволява да прегледате резултата и да запазите тези настройки за бъдеща употреба. Ако сте доволни от външния вид, потвърдете с OK и преминете към следващата стъпка..
Ако активирате и видим воден знак, приложението ще отвори съветник за избор на изображението на водния знак и неговата позиция на избраните страници. Например, можете да използвате лого и да определите точното му местоположение. Съветникът ви насочва, така че резултатът да е организиран и последователен..
При подписване, AutoFirma ще покаже сертификатите, инсталирани на вашата система. Изберете сертификата, с който искате да подпишете. Можете също да изберете други места, като например магазина на Firefox или да качите p12/pfx файл от диск. Ако сте активирали подобрена защита при инсталирането на сертификата, може да бъдете помолени за потвърждение или за личен ключ за подписване..
Накрая изберете къде да запишете подписания PDF файл и името на файла; AutoFirma по подразбиране добавя суфикс, като например _signed, към оригиналното име на файла. След завършване на процеса ще видите известие за успешно подписване и ще можете да отворите получения документ. Ако използвате Adobe Acrobat Reader като програма за преглед, ще видите състоянието на валидиране на подписа и ще можете да проверите панела за подпис..
В този панел можете да получите достъп до „Детайли за подписа“ и „Детайли за сертификата“, за да прегледате веригата на доверие, валидността и публичните данни на използвания сертификат. Тази проверка е ключова, когато споделяте PDF файла с трети страни или с администрацията..
Подписване на PDF файл с Adobe Acrobat Reader
Adobe Acrobat Reader е друга популярна опция за цифрово подписване на PDF файлове в Windows, стига сертификатът ви да е инсталиран правилно. По време на процеса програмата ще ви поиска паролата, свързана със сертификата, ако е приложимо. Процесът е прост и ви води до окончателното валидиране..
- Отворете PDF файла в Adobe Acrobat Reader и отидете на Инструменти, след това на Сертификати. Оттам ще намерите функциите за цифров подпис.
- Изберете „Цифров подпис“ и приемете началото на процеса. Определете с мишката областта, където ще се показва видимият подпис.
- Изберете сертификата, който ще използвате за подписване, и следвайте инструкциите, за да го запазите. Приложението ще ви поиска паролата за сертификата, ако е необходимо..
- След подписването можете да проверите валидността му, като щракнете двукратно върху подписа и отворите „Свойства на подписа“, за да го валидирате. Интерфейсът ще ви покаже дали подписът е валиден, издателя на сертификата и състоянието на целостта..
Подписване с GoSign: настолни компютри, работни процеси и мобилност
GoSign е пакет, предназначен за подготовка, подписване, удостоверяване и съхранение на цифрови документи. Той предлага безплатна десктоп версия (GoSign Desktop) и платени версии с разширени функции, като например създаване на потоци за подпис и разрешаване на участието на трети страни без инсталиране на приложението. Ако трябва да координирате подписи с клиенти или колеги, потоците ще ви спестят имейли и чакане..
С GoSign Desktop можете лесно да подписвате PDF файлове със софтуерен сертификат. Приложението поддържа и видими подписи и стандартни формати като PAdES за максимална съвместимост. Изборът на правилния метод гарантира, че вашият подпис ще бъде разпознат от стандартните валидатори..
Стъпки за подписване на PDF файл с GoSign Desktop
- Щракнете върху „Подписване“ и изберете файла, който искате да подпишете. Интерфейсът ви насочва към избора на типа подпис.
- Изберете PAdES Signature и, ако желаете, активирайте Show Signature, за да поставите видимо изображение върху документа. Поставете кутията, като щракнете двукратно върху желаната област.
- В процеса, когато се появи опцията, изберете „Подписване със софтуерен сертификат (вместо с хардуерно устройство)“. Изберете сертификата от списъка и потвърдете.
- Запазете подписания документ, когато приложението ви подкани, и въведете паролата за сертификата, ако е приложимо. Можете да проверите резултата с опцията „Покажи файл“..
Ако трябва да подписвате от мобилното си устройство или да управлявате подписи в движение, бизнес изданието ви позволява да отваряте и подписвате документи, да ги споделяте, да следите напредъка в реално време и да организирате одобрения, независимо дали от вашия настолен компютър, от вашия телефон или таблет. Добър избор, когато екипът ви работи дистанционно или пътува често.
Влезте в macOS, ако работите на няколко системи
Ако използвате и Mac, имайте предвид, че версиите на програмата и управлението на сертификатите варират. В macOS сертификатът обикновено се импортира в Keychain чрез двукратно щракване върху .p12 pfx или p12 файла, за да го добавите. Със сертификата в ключодържателя можете да влезете в Adobe Acrobat Reader за macOS, следвайки процес, много подобен на този в Windows..
Съвети и най-добри практики за валидиране
Когато изпращате подписан документ, предоставете на получателя основни инструкции за валидиране на подписа в неговия инструмент (Adobe, Office, AutoFirma или какъвто и да е валидатор, който използва). Винаги проверявайте валидността на сертификата си и го подновявайте навреме, за да избегнете подписи, маркирани като изтекли..
Ако работите с документи, които изискват висока степен на сигурност, помислете за използването на времеви печати от надежден сървър, които доказват съществуването на документа в определен момент. Това засилва времевата валидност на подписа след изтичане на срока на валидност на сертификата..
Избягвайте да бъркате изображението на подписа с цифровия подпис: първото е просто визуален елемент; второто гарантира автентичност и цялостност. Ключът е PDF или Office файлът да показва валиден статус на подписа и да ви позволява да видите подробностите за сертификата..
В корпоративни среди или среди на трети страни, изберете сертификати, издадени от признати сертифициращи органи (CA), за да увеличите максимално оперативната съвместимост. Подписването със самоподписани сертификати може да бъде полезно вътрешно, но споделянето им външно ще генерира предупреждения. Винаги избирайте инструмента, който най-добре отговаря на вида документ и работния процес..
Екосистемата за подписи в Windows е широка: Office за бизнес документи, Adobe за PDF с разширена валидация, AutoFirma за обработка с публични администрации и GoSign, когато имате нужда от работни потоци и координация. С правилно инсталиран сертификат и тези инструменти, ще можете да покриете практически всеки сценарий с цифров подпис..
Цифровите подписи от Windows се постигат чрез комбиниране на валиден сертификат с подходящ инструмент за всеки формат: с Office можете да създавате редове за подпис или невидими подписи; с AutoFirma можете бързо да подписвате PDF файлове за официални процедури; с Adobe можете да контролирате валидирането; а с GoSign можете да организирате по-сложни процеси. Разбирането на гаранциите, които предоставят подписите, как да инсталирате сертификата P12 или PFX и как да проверите резултата, ще ви подготви да работите безхартиено, сигурно и безпроблемно. Споделете този урок, за да могат и други хора да научат как да имат своя цифров подпис в Word..